JA slide show

חדשות

ימי כיף וגיבוש

מגוון חבילות גיבוש לחודשי הקיץ החמים עם ובלי מים

09-7651251
 
הפקת כנסים

מתכננים כנס עסקי, אקדמי או חברתי?

קבוצת אלפא מספקת שרותי ייעוץ והפקה לכנסים מקצועיים ועסקיים תוך התאמה לאופי הכנס, יעדי הכנס, סוג הכנס ותקציבו.

אנו בקבוצת אלפא נספק לכם את השירותים המתקדמים ביותר הנמצאים בידנו לארגון וביצוע כנס ברמה הגבוה ביותר.

אנו באלפא מספקים שירותי הפקה קפדניים, ציוד הגברה ותאורה מהחברות המובילות, טכנולוגיות מולטימדיה מתקדמות, ריהוט ברמה גבוה וצוותים מקצועיים להקמת הכנס בצורה מושלמת.

שיטת העבודה בקבוצת אלפא יוצרת ללקוח חיסכון משמעותי בעלויות ומונעת תשלום מיותר למתווכים וספקי משנה.

לנו באלפא הידע והקשרים העסקיים עם מרכזי הכנסים ובתי המלון המובילים בישראל שיאפשרו לך הלקוח לקבל תאריכים פנויים והצעת מחיר מפורטת בזמן הקצר ביותר.

 1

לצורך הפקת כנס מקצועי ואיכותי ריכזנו עבורכם לקוחותינו מידע רב ערך שיעזור לכם בהפקת הכנס בצורה המיטבית ויענה על כל הצרכים לשמם הוא מתקיים: העמקת ידע, שיתוף ידע ויצירת קשרים עסקיים ובין אישיים.

 

מה הוא כנס?

כנס הוא מפגש בין מספר שעות או ימים העוסק בנושא מוגדר בתחום אקדמי, עסקי או חברתי.

הכנס צריך להיות ממוקד, מעניין ומתובל גם באתנחתה תרבותית, מוסיקאלית או מעוררת השראה.

כנס מוצלח מורכב ממספר גורמים:

1. רישום באי הכנס בתחילת היום בצורה נאותה וממצא.

2. כיבוד קל בקבלת הפנים או ארוחות במהלך היום.

3. הרצאות המרחיבות את הידע של המשתתפים בנושא הכנס.

4. מפגשים בין אישיים (מינגלינג) ליצירת קשרים עסקיים וחברתיים.

4. חלק בידורי לתיבול היום בתרבות, מוסיקה, הומור או מופע מעניין שיכול לעסוק גם בנושא הכנס.

  2

בכל כנס ישנם הרצאות, הרצאות אלו מורכבות משלושה סוגים עיקריים:

1. הרצאות העוסקות בנושא הכנס.

2. הרצאות שיווקיות היכולות לעניין את באי הכנס במוצר או בשירות מסוים.

3. הרצאות ידע המרחיבות אופקים ומעצימות.

ההרצאות בכנס בדרך כלל ניתנות באולם המליאה שהוא האולם המרכזי בו מתקיים עיקר הכנס והעניין.

לעתים ניתנות ההרצאות במספר אולמות בו זמנית, כך שכל משתתף יכול לבחור את ההרצאה המעניינת אותו, מבין הרצאות הניתנות באותה עת.

ארגון הכנס:

לצורך ארגון הכנס יש להיערך מבעוד מועד ולקבוע לוח זמנים מחייב שיותאם לתאריך היעד של הכנס:

  • קביעה של נושא הכנס.
  • קביעת תאריך הכנס.
  • תקצוב ומימון הכנס מחסויות ופרסומות.
  • התאמת מקום לכנס וסגירתו.
  • בחירת הרצאות והזמנת מרצים.
  • בניית מפרט טכני בהתאם לדרישות המרצים והזמנת הציוד.
  • הפקת תוכנית הכנס על מדיה דיגיטאלית או כחוברת כנס הממומנת ע"י נותני החסות.
  • הפקת הזמנות ושליחתם למוזמנים.
  • פרסום הכנס באמצעי המדיה השונים בהתאם לסוג הכנס.

  3

מקום לכנס:

כנסים מתקיימים בדרך כלל בשלושה סוגי מוקדים:

1. בתי מלון - שהיתרון המובהק שלהם הוא השירותים הרבים הנכללים בתחומו:

  • מספר אולמות בגדלים שונים.
  • מזון ומשקאות.
  • מולטימדיה מובנת.
  • לובי מסודר לקבלת פנים ומפגשים.
  • אזור תצוגה ו/או תערוכה מקצועית.

2. אולמות אירועים המוגדרים כמרכזי כנסים - אולמות אלה מתאימים לכנסים בהם קיים אולם יחיד כאולם מליאה ובו מתקיימים כל ההרצאות והמופעים.

לובי הכניסה משמש לקבלת פנים, תערוכה מקצועית וארוחה.

3.  חדרי הרצאות ייעודיים באוניברסיטאות - חדרים שייעודם העיקרי הוא הרצאות מקצועיות, יש אוניברסיטאות בהם קיים מרכז כנסים המספק מגוון אפשרויות מקצועיות כולל מזון ומשקאות.

למספר המשתתפים בכנס ולסוג הישיבה משקל רב בבחירת המקום, יש צורך לבחור מקום שיכיל את כמות המשתתפים בצורה נאותה שתאפשר ישיבה בו זמנית של כל המשתתפים באולם המליאה.

סוג הישיבה הוא גורם חשוב בבחירת המקום ולכן יש צורך לתת עליו את הדעת, יש 2 סוגים עיקריים של ישיבה:

1. ישיבת תיאטרון - כסאות המסודרים מול הבמה בשורות.

2. ישיבה מסורתית - סביב שולחנות.

  4

הגברה, תאורה ומולטימדיה:

כל סוג כנס בין אם הוא מקצועי, חברתי או אקדמי מחייב שימוש במערכות הגברה, תאורה ומולטימדיה.

הגברה:

להגברה חשיבות רבה בכל כנס על מנת שהמידע והמסרים המועברים למשתתפים ישמעו בצורה מיטבית ואיכותית.

לצורך כך חשוב לבחור ציוד איכותי מהחברות המובילות:

רמקולים: JBL, EV, EAW, זוג רמקולים על כל 100 משתתפים, רמקולים מהמותגים המובילים יאפשרו איכות שמע גבוה ונעימה לקהל ולמרצה.

מיקרופונים: SHURE SM-58, SENNHEISER מיקרופונים אלה ברמה הגבוה ביותר ומאפשרים איכות שמע מדויקת.למיקרופון חייב להיות סטנד עבור המרצה, על מנת שיוכל לדבר ולהציג מבלי להחזיק את המיקרופון ביד.

חשוב לשים לב לצורכי המרצים, ישנם מרצים המבקשים מיקרופון דש או מדונה.

תאורה: יש לשטוף את הבמה בצורה מיטבית בתאורת לבנה מפנסי תומס חמים על מנת למקד את מלא תשומת הלב של הקהל למרצה.

מקרנים ומסכי הקרנה: מסכי הקרנה הם חובה בכל כנס ממספר סיבות:

1. מיתוג - הקרנת לוגו הכנס בגדול.

2. פרסום - במידה ובכנס ישנם נותני חסויות ומפרסמים.

3. הצגת מצגות וחומרים מקצועיים על ידי המרצים.

באולם המליאה יש להתקין 2 מסכי הקרנה בצידי הבמה שיאפשרו הצגה נאותה למשתתפים בכנס.

ניתן לשלב מסך נוסף כגב במה.

חשוב להקפיד על איכות המצגות, הלוגו והסרטונים על מנת לקבל תמונה איכותית ולא מפוקסלת.

בנוסף חשוב לבדוק את החומרים מבעוד מועד על גבי המחשב המרכזי על מנת למנוע תקלות ועיכובים במהלך הכנס.

 5

לובי וקבלת פנים:

קבלת פנים היא חלק חשוב בכנס ויש לשים לב למספר נושאים חשובים:

1. עמדות רישום:

יש לדאוג כי כל באי הכנס ירשמו בכניסה לכנס בעמדת רישום דיגיטאלית שתאפשר לאחר הכנס ליצור עימם קשר לצורכי פרסום ושיווק עתידיים.

2. עיצוב חלל הלובי:

זהו החלל הראשון אליו נכנסים באי הכנס יש לתת דגש עיצוב החלל בהתאם לאופי ונושא הכנס, דגש על מיתוג נכון, ריהוט נכון ועיצובי פרחים.

4. תערוכה מקצועית:

במידה ויש תערוכה מקצועית של נותני החסות והממנים השונים של הכנס יש לתכנן את חלל הלובי בצורה שתאפשר זאת.

יש לסדר את הלובי בצורה שהקהל ינוע מעמדת הרישום דרך הכיבוד אל התערוכה.

לצורך הפקת התערוכה המקצועית יש להכין מפת אולם שתאפשר חלוקה נכונה ומכירת שטחי פרסום ותצוגה לפי מטר מרובע.

3. מזון ומשקאות:

אופי הכיבוד צריך להיות מותאם לאורך הכנס, במידה והכנס קצר אפשר להגיש כיבוד קל, סנדוויצ'ים איכותיים או מאפים וקפה/תה ושתייה קלה.

אם הכנס הוא לאורך יום שלם יש לספק ארוחת בוקר מפנקת וארוחת צהריים איכותית.

כמו כן לאורך היום יש לספק כיבוד קל ושתייה בהפסקות הכנס ובין ההרצאות.

 

נשמח לעזור, לייעץ ולהפיק את הכנס הבא שלכם.

לפרטים נוספים לחץ כאן!